POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

I. OBJETIVO DE LA POLÍTICA DE TRATAMIENTO

SMT IT S.A.S.(en adelante “SMART TALENT”), con el fin de dar estricto cumplimiento a la normatividad vigente sobre la protección de datos personales, en especial la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y las demás disposiciones que las modifiquen, adicionen o complementen, y comprometida con la privacidad de la información personal de sus clientes, aliados, proveedores, contratistas, usuarios, empleados y del público en general, adopta la siguiente Política de Tratamiento de Datos Personales (en adelante la “Política”).

 En esta Política, aplicable a los datos personales registrados en sus bases de datos, SMART TALENT  detalla los lineamientos corporativos generales sobre el debido tratamiento a los datos personales de los titulares, los derechos de los titulares, el área responsable de atender las consultas y reclamos, y los procedimientos que se deben agotar para conocer, actualizar, rectificar y suprimir los datos personales. 

 En cumplimiento del derecho constitucional al Habeas Data establecido en el artículo 15 de la Constitución Política de Colombia, SMART TALENT sólo recolecta datos personales cuando así haya sido autorizado de manera previa, expresa e informada por su titular, en virtud de contratos de transmisión de datos personales, o de contratos de transferencia de datos personales, implementando para tal efecto políticas y procedimientos claros con relación a la confidencialidad, seguridad y privacidad de los datos personales. 

II. AUTORIZACIÓN PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

Los datos personales que son incluidos en las bases de datos de SMARTALENT IT provienen de la información recolectada en virtud de vínculos propios del desarrollo de su objeto social, comerciales, contractuales, laborales, o de cualquier otra índole con sus usuarios, clientes, aliados, proveedores, contratistas, empleados y/o público en general.

Al momento de la recolección de datos personales, SMART TALENT solicitará a los titulares la autorización para el tratamiento de los mismos, de manera previa, expresa e informando a estos: (i) los tratamientos que realizará SMART TALENT y las finalidades específicas del tratamiento; (ii) sobre la libertad de responder las preguntas dirigidas a menores de edad o sobre datos sensibles; (iii) los derechos que tienen los titulares frente a SMART TALENT y demás encargados y responsables del tratamiento, y los medios para ejercerlos; (iv) la identificación de SMART TALENT como responsable del tratamiento; y (v) la ubicación de la presente Política. 

Los datos personales recolectados por SMART TALENT, son almacenados a través de medios físicos y digitales, propios o contratados con proveedores especializados, procurando salvaguardar la confidencialidad y seguridad de la información personal de los titulares.

III. FINALIDADES DEL TRATAMIENTO

Finalidades corporativas y legales

  1. Efectuar las gestiones pertinentes para el desarrollo del objeto social de SMART TALENT.
  2. Efectuar las gestiones pertinentes para el desarrollo de los contratos celebrados con los titulares de los datos personales, actuando estos en nombre propio o en representación de una persona jurídica.
  3. Contactar al titular de los datos por diferentes medios para desarrollar el objeto de los vínculos contractuales.
  4. Debida ejecución de los convenios comerciales celebrados con terceros aliados.
  5. Responder a solicitudes de autoridades judiciales o administrativas competentes, procurando en todo caso divulgar sólo la información pertinente y necesaria para dar respuesta a la respectiva solicitud.
  6. Gestionar las consultas y reclamos presentadas por los titulares de datos personales, respecto del tratamiento dado a éstos por SMART TALENT.
  7. Reportar a las entidades y autoridades correspondientes, es decir, EPS, ARL y Secretarías de Salud municipales, distritales o departamentales, acerca de la aparición de nuevos brotes de la Covid-19.

Finalidades laborales

  1. Adelantar procesos proceso de selección, admisión e ingreso de personal a SMART TALENT o a otras empresas.
  2. Dar cumplimiento a las obligaciones contraídas por SMART TALENT con el titular de los datos, con relación al pago de salarios, prestaciones sociales y demás retribuciones consagradas en el contrato de trabajo, o según lo disponga la ley.
  3. Dar cumplimiento a las obligaciones contraídas por SMART TALENT con el titular de los datos personales, en relación con el desarrollo de vínculos laborales, de aprendizaje, y de prestación de servicios.
  4. Realizar actividades requeridas por el área administrativa de SMART TALENT, incluyendo, pero sin limitarse a, la identificación plena del trabajador, aprendiz o prestador de servicios, archivo y manejo de su información de contacto y de su información académica y profesional.
  5. La prevención de fraudes y lavado de activos, y el control de los mecanismos y protocolos de seguridad.
  6. Ofrecer programas de bienestar empresarial para los empleados y sus familiares.
  7. Implementar los protocolos de bioseguridad ordenados por el Gobierno Nacional para la realización de las actividades laborales y productivas en condiciones adecuadas de salubridad, en virtud de la pandemia Covid-19.

Finalidades comerciales y publicitarias

  1. Desarrollar eventos, programas de tipo institucional directamente o en asocio a terceros.
  2. Mantener comunicación constante con el titular de los datos personales sobre las actividades, programas y eventos desarrollados o próximos a ser desarrollados por SMART TALENT.
  3. Realizar campañas de publicidad y mercadeo, y ofrecer productos y servicios.
  4. Comunicar ofertas, descuentos o promociones de productos o servicios propios o de terceros.
  5. Gestionar trámites, solicitudes, quejas o reclamos relacionados con los productos o servicios ofrecidos por SMART TALENT
  6. Contactar al titular de los datos por diferentes medios para realizar encuestas de satisfacción respecto de los productos y servicios ofrecidos por SMART TALENT.
  7. Realizar estudios de mercado, acciones de inteligencia de negocios, investigaciones de tendencias de mercado y analítica de datos que permitan establecer preferencias de consumo, utilizando los datos personales para generar información consolidada sobre hábitos, tendencias, consumos y comportamientos de los titulares, la cual no estará asociada a datos personales en forma individualizada. 
  8. Desarrollar e implementar programas de fidelización y/o mejora de los productos y servicios para los clientes.
  9. Atender las solicitudes relacionadas con ventas, estado de orden de compra y servicio al cliente.
IV. TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

(a) Límite temporal del tratamiento de datos personales

SMART TALENT dará tratamiento a los datos personales por el término que sea razonable y necesario, el cual no será inferior al término de duración de SMART TALENT o de la relación contractual, legal o comercial que se tenga con el titular de los datos personales. Una vez cese la finalidad o la necesidad del tratamiento de los datos personales, los mismos serán eliminados de las bases de datos de SMART TALENT o serán archivados bajo medidas de seguridad adecuadas, a efectos de sólo ser divulgados cuando la ley así lo exija. 

(b) Tipo de datos personales que son tratados por SMART TALENT

En desarrollo de las finalidades antes descritas, SMART TALENT, recolecta y da tratamiento a datos personales de identificación de los titulares, datos de contacto, datos de ubicación, fecha de nacimiento, género, imagen, datos  laborales, datos académicos, antecedentes judiciales o disciplinarios,  entre otros.  

En el evento en que SMART TALENT recolecte y dé tratamiento a datos personales de niños, niñas y adolescentes, se respetará el interés superior de estos y sus derechos fundamentales. SMART TALENT solicitará la respectiva autorización para el tratamiento de los datos personales al representante del niño, niña o adolescente, garantizando en todo caso el derecho del menor a ser escuchado. 

En el tratamiento de datos sensibles, SMART TALENT dará especial cumplimiento a los principios establecidos en la Ley 1581 de 2012 y a los derechos fundamentales asociados a este tipo de información. Ninguna actividad de SMART TALENT estará condicionada a la entrega de datos sensibles por parte del titular, salvo que así lo requiera la ley vigente. 

(c) SMART TALENT actuando como encargado del tratamiento de Datos Personales

SMART TALENT podrá recibir en calidad de encargado del tratamiento, los datos personales de los titulares proporcionados por terceros con los que tenga un vínculo contractual, sujetándose en estos eventos al cumplimiento de los deberes establecidos en el artículo 18 de la Ley 1581 de 2012. 

(d) Transmisión y transferencia de datos personales a terceros

SMART TALENT podrá transmitir o transferir los datos personales recolectados a terceros ubicados en Colombia o en el exterior, incluyendo las matrices, filiales y subsidiarias de SMART TALENT, para el ejercicio de cualquiera de las finalidades antes descritas. En todo caso, SMART TALENT adoptará las medidas legales y tecnológicas para garantizar la seguridad y confidencialidad de los datos personales, y exigirá a los encargados del tratamiento el cumplimiento de los deberes establecidos en el artículo 18 de la Ley 1581 de 2012. 

 (e) Uso de cookies

Una cookie es un pequeño archivo de datos que se coloca en los ordenadores u otros dispositivos, que permite a una plataforma o sitio web reconocer a los titulares como usuarios del mismo cuando vuelva a visitar la plataforma o sitio web utilizando el mismo ordenador o el mismo navegador. Las cookies son una tecnología muy común para recordar cierta información sobre el usuario de un sitio web. SMART TALENT podrá hacer uso de cookies para mejorar su plataforma o sitio web y la experiencia de navegación; y para adaptar la publicidad y el contenido que el titular visualiza. El titular podrá modificar sus preferencias sobre el uso de cookies, pero algunas restricciones de cookies implican dejar de aprovechar al máximo las ventajas disponibles en las plataformas o sitios web.

V. DERECHOS DEL TITULAR DE LOS DATOS PERSONALES

De conformidad con el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, el titular de los datos personales tendrá los siguientes derechos:

  1. Acceder en forma gratuita a sus datos personales que sean objeto de tratamiento;
  2. Solicitar prueba de la autorización otorgada a SMART TALENT, salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la ley 1581 de 2012;
  3. Conocer, previa solicitud dirigida a SMART TALENT o al encargado del tratamiento, acerca del uso que se ha dado a sus datos personales;
  4. Actualizar y rectificar sus datos personales frente a SMART TALENT o encargados del tratamiento, cuando los datos sean parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error;
  5. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión de los datos personales, siempre que no exista un deber legal o contractual que impida eliminarlos;
  6. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen;
  7. Abstenerse de dar respuesta a preguntas sobre datos sensibles, o sobre datos de los niños, niñas y adolescentes.
VI. PROCEDIMIENTOS PARA PRESENTAR CONSULTAS Y RECLAMOS Y ÁREA ENCARGADA DE ATENDERLOS

Los procedimientos establecidos por SMART TALENT para garantizar los derechos de los titulares, podrán ser ejercidos: (i) directamente por el titular de los datos personales o por su representante de tratarse de menores de edad, (ii) por los causahabientes del titular, suministrando para el efecto la documentación le que acredite dicha calidad, o (iii) por el representante o apoderado del titular, suministrando la documentación que lo acredite como tal.

Dichos procedimientos podrán ser iniciados a través de los siguientes medios:

Correo electrónico:

info@smartalentit.com

A la atención de:

Directora de producción

Los titulares deben incluir en la consulta o reclamo que presenten a SMART TALENT: (i) nombre y apellidos del titular, (ii) fotocopia del documento de identidad del titular, o del representante junto con los documentos que acrediten tal representación, (iii) los hechos que dan lugar a la consulta o reclamo, (iv) la petición concreta, (ii) la dirección para recepción de notificaciones, nombre completo e información de contacto, y (iv) los documentos que quieran hacer valer, incluyendo una copia del documento de identidad del titular y los documentos para su acreditación.

El Área de producción de SMART TALENT será la encargada de recibir las consultas o reclamos de los titulares de los datos personales. Esta área realizará el procedimiento interno necesario para garantizar una respuesta clara, eficiente, comprensible y oportuna al titular del dato personal. 

  • Procedimiento para la atención de consultas
    El titular podrá presentar consultas a SMART TALENT para efectos de: (i) conocer el uso dado a sus datos personales, (ii) solicitar prueba de la autorización otorgada a SMART TALENT, o para (iii) acceder a los datos personales que se encuentren en los sistemas de SMART TALENT. Las consultas deberán ser presentadas indicando en el asunto del mensaje “Ejercicio del derecho de acceso o consulta”.

Las consultas presentadas serán resueltas por el Oficial de Privacidad de SMART TALENT dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a partir del recibo de la consulta. Si la consulta está incompleta, SMART TALENT requerirá al titular para que allegue la información o documentación que falte, dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la comunicación de SMART TALENT. Si pasaren dos (2) meses desde la fecha del requerimiento efectuado por SMART TALENT sin que sea atendido por el titular, se entenderá que este ha desistido de su consulta. El tiempo de respuesta de las consultas podrá ser incrementado en cinco (5) días hábiles, cuando la misma no pudiere ser atendida en el término inicial, hecho que informará SMART TALENT al titular.

  1. Procedimiento para la atención de reclamos
    El titular podrá presentar reclamos a SMART TALENT para efectos de (i) informar un indebido tratamiento efectuado a sus datos personales, (ii) corregir, actualizar o solicitar la supresión de sus datos personales, o para (iii) revocar la autorización para el tratamiento de sus datos personales.

El Oficial de Privacidad de SMART TALENT dará respuesta a los reclamos dentro de los quince (15) días hábiles siguientes al recibo del mismo. Si el reclamo está incompleto, SMART TALENT requerirá al titular para que allegue la información o documentación que falte, dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la comunicación de SMART TALENT. Si pasaren dos (2) meses desde la fecha del requerimiento efectuado por SMART TALENT sin que haya sido atendido por el titular, se entenderá que este ha desistido de su reclamo.

El tiempo de respuesta de los reclamos podrá ser incrementado en ocho (8) días hábiles, cuando el mismo no pudiere ser atendido en el término inicial, hecho que informará SMART TALENT al titular. En el evento en que SMART TALENT no sea competente para resolver el reclamo, dará traslado del mismo a quien sea competente dentro de los dos (2) días hábiles siguientes, e informará este hecho al titular.

Resulta necesario advertir, que la solicitud de supresión de la información y la revocatoria de la autorización, no procederá cuando titular tenga vigente un deber legal o contractual con SMART TALENT.

VII. INFORMACIÓN SOBRE EL RESPONSABLES DEL TRATAMIENTO

SMART TALENT se identifica con los siguientes datos:

Razón social SMT IT S.A.S.
NIT 901.466.967-5
Representante LegalSantiago Vélez Robledo
Domicilio Medellín
Correo electrónico s@smartalentit.com
VIII. VIGENCIA DE LA POLÍTICA

La presente Política rige a partir de su publicación, cuya fecha se indica al final de este documento. 

Esta Política puede ser modificada por , SMART TALENT en cualquier tiempo, con la finalidad de adaptarla a novedades legislativas o jurisprudenciales, así como a mejores prácticas que se desarrollen sobre la protección de datos personales, caso en el cual se informará oportunamente a los titulares a través de los datos de contacto autorizados por éstos, y a través del sitio web https://smartalentit.com/, donde se pondrá a disposición de los titulares la versión modificada de la Política y la fecha de su entrada en vigencia. 

Fecha: 10 de mayo de 2021
SMT IT S.A.S.